Основные принципы построения системы контроля бюджетного процесса предприятия

Важнейшей частью системы контроля затрат является оценка деятельности отдельных подразделений, отдельных управляющих и организации в целом. Менеджеры производственных участ­ков также, как и руководители, ответственные за оказание услуг и продажу товаров, постоянно сравнивают — что произошло (фактические затраты) с тем, что должно было произойти (плани­руемые или нормативные затраты). Разница между фактическими затратами и нормативными или бюджетными (плановыми) называется отклонением. Процесс определения вели­чины отклонений и выявления причин их образования называется анализом отклонений.

Для целей контроля прежде, чем анализировать отклонения от бюджетных данных, сами бюджетные данные должны быть скорректированы на соответствующий фактический выпуск. Для этих целей используется гибкий бюджет, также часто называемый переменный бюджет, который обеспечивает прогнозные данные для разных уровней выпуска в диапазоне релевантности (пределах обычных уровней деятельно­сти). С помощью гибкого бюджета четко обозначается связь между статичным бюджетом и фактическими результатами.

Формула гибкого бюджета:

Используя формулу гибкого бюджета, мы можем получить бюджет для любого уровня выпуска.

Гибкий бюджет можно использовать как в предплановом, так и в послеплановом периоде. При планировании, проигрывая и анализируя различные варианты, он помогает выбрать оптималь­ный объем продаж или производства, при анализе в послеплановом периоде — оценить фактические результаты.

На практике часто разрабатывается серия бюджетов доходов и расходов для дискретных уровней активности (разумеется, в данном релевантном уровне). Иногда, напротив, принятый бюджет пересматривается в конце учетного периода, когда уровень деловой активности уже известен.

Следует отметить, что совокупные затраты предприятия за период складываются из начисленных обязательств, а также произведенных авансовых платежей. Практически полную картину по фактически начисленным обязательствам можно получить, если при акцепте счетов-фактур предприятия ссылаться на статью бюджета относительно которой и были понесены данные затраты.

Однако авансовый платеж, который производится при отсутствии счета _ фактуры таким образом отследить не возможно. Для этого необходимо разработать систему взаимосвязи бюджетных статей и платежных поручений.

Таким образом, совокупные затраты по конкретно взятой бюджетной статье сложатся как сумма затрат по этой статье по счетам –фактурам и платежным поручениям в той области где они не дублируют друг друга ( т.е. суммируются затраты по счетам –фактурам и платежным поручениям не связанным между собой или не полностью отражающим друг друга).

Подобная система наиболее комплексно отражает расходы предприятия и создает эффективную базу для контроля затрат.

В дополнение к вышеописанной системе контроля необходимо проработать механизм взаимосвязи служебных записок на оплату и бюджетных статей. В этом случае обязательной при оформлении служебной записки станет ссылка на бюджетную строку, относительно которой будет произведена оплата. Произойдет проверка остатка средств по данной бюджетной статье и только в случае его положительной величины будет получено разрешение на проведение финансовой операции. В противном случае операция возможна только с разрешения высшего руководства. Предложенная методология позволяет организовать систему контроля затрат еще на стадии инициирования финансовых операций.

Вычисление отклонений и их анализ. Анализ фактически достигнутых результатов может прово­диться сравнением фактических данных и бюджетных данных.

Первым шагом в оценке деятельности организации является выявление отклонений. Определение отклонений помогает вы­явить области эффективности или неэффективности всей деятель­ности или отдельных областей и функций организации. Помимо определения суммы отклонения, важно выяснить причину этого отклонения. Когда причина известна, управляющий может пред­принять соответствующие действия для корректировки проблемы.